Pengaturan pada Zoom

universitas nahdlatul ulama

Panduan Pengaturan ZOOM Cloud Meetings untuk HOST/ADMIN

Buka browser dan kunjungi situs zoom.us. Login menggunakan email dan password yang telah terdaftar. Setelah berhasil login, maka tampilan menu yang akan keluar pertama adalah menu Meetings. Lihat pada Menu bar yang ada di sisi kanan. Pilih menu Settings. Pengaturan pada Zoom dibagi menjadi 6 bagian, yaitu Security, Schedule Meetings, In Meetings for basic setting, In Meeting for Advanced Settings, Email Notifications and Other.

A. Security

  1. Require a password when schedulling new meeting : password tersedia ketika menjadwalkan meeting 
  2. Require a password for instant meetings : password tersedia ketika membuka meeting secara langsung (tanpa menjadwalkan terlebih dahulu)
  3. Require password for participants joining by phone : partisipan yang bergabung menggunakan smartphone, harus memasukkan password
  4. Require a password for Personal Meeting ID (PMI) : password tersedia ketika membuat meeting menggunakan PMI
  5. Waiting Room : partisipan akan berada didalam “ruang tunggu” virtual sebelum host/cohost mempersilahkan (admit) partisipan join meeting
  6. Choose which participants to place in the waiting room : dapat memilih partisipan tertentu yang akan masuk ke dalam ruang tunggu terlebih dahulu. Everyone (semua orang), Users not in your account (pengguna yang tidak tertaut kontaknya dengan kontak host) dan Users who are not in your account and not part of the allowed domain (pengguna yang tidak tertaut kontaknya dengan kontak host dan bukan bagian dari domain yang telah dipersilahkan
  7. Customize the title, logo and desc : membuat tampilan waiting room lebih informatif
  8. Embed Password in invite link for one-click join : password di enkripsi dan di include kan di link sehingga partisipan bisa join dengan hanya klik link tersebut tanpa mengetikkan password lagi.
  9. Only authenticated users can join meetings : membatasi hanya orang yang sudah terdaftar saja yang bisa masuk ke sesi tersebut. Terdaftar bisa berarti telah login ke akun zom atau yang login ke zoom menggunakan domain tertentu.

Selengkapnya lihat tutorial di tiny.cc/panduanzoom-itunusa

B. Schedule Meeting

  1. Host Video : mengatur kamera host nyala atau mati ketika membuka meeting
  2. Participants video : mengatur kamera participant nyala atau mati ketika bergabung dengan meeting
  3. Audio Type : tipe audio atau input/output suara yang diinginkan
  4. Join before host : partisipan bisa join meeting meskipun host belum memulai meetingnya
  5. Enable Personal Meeting ID : meeting menggunakan personal ID
  6. Use Personal Meeting ID (PMI) when scheduling a meeting : ketika menjadwalkan meeting, auto menggunakan personal meeting ID
  7. Use Personal Meeting ID when start instant meeting : ketika membuka meeting langsung (tanpa menjadwalkan terlebih dahulu) auto menggunakan PMI
  8. Mute Personal Upon Entry : ketika peserta masuk, audio peserta auto dalam posisi mute
  9. Upcoming Meeting Reminder : pengingat meeting yang akan berlangsung (pada desktop) 

C. In Meeting (Basic)

  1. Require ecrypt for 3rd party endpoints (SIP/H.323) 
  2. Chat : ruang chat digunakan/tidak
  3. Private Chat : partisipan bisa memilih chat personal ke salah satu partisipan yang lain
  4. Auto Saving Chats : semua chat auto tersimpan, jadi host tidak perlu menyimpan secara manual semua chat. (chat akan ikut ter export ketika file record juga ter export)
  5. Sound Notifications when someone join or leaves : ada bunyi pemberitahuan ketika ada partisipan yang join atau leaves
  6. File Transfer : chat room bisa digunakan untuk mengirim file
  7. Feedback to Zoom
  8. Display end-of-meeting experience feedback survey
  9. Co-host : bisa menambahkan cohost
  10. Polling : fitur polling dalam meeting
  11. Always show meeting control toolbar : control toolbar selalu nampak ketika meeting berlangsung
  12. Show Zoom Windows during sharescreen : biasanya jika ada yang share screen maka satu layar penuh akan tampak sharescreen. jika pengaturan ini diaktifkan maka menu menu yang lain akan tetap tampak
  13. Screen Sharing : bisa mengatur siapa saja yang bisa sharing screen
  14. Who can start sharing if someone else is sharing : siapa saja yang tetap bisa sharing screen ketika masih ada orang yang sharing screen? jika pilihan HOST diaktifkan maka yang bisa share screen hanya host. jika pilihan ALL PARTICIPANTS diaktifkan maka partisipan lain bisa langsung share screen ketika masih ada partisipan yang sedang share screen.
  15. Disable desktop/screen share for users : hanya partisipan yang join menggunakan perangkat tertentu (hp/laptop/desktop) yang bisa share screen
  16. Annotation : annotation adalah fitur berupa pena. Ketika si A sedang share screen, maka si B/C/other bisa memberikan tanda/menulis/mencoret di layar yang sedang dibagikan oleh si A
  17. Whiteboard : ketika klik fitur SHARE maka kita harus memilih aplikas/jendela mana yang akan di bagikan. termasuk juga whiteboard atau papan putih yang disediakan oleh zoom.
  18. Remote Control : ketika si A sedang share screen, maka si A bisa memilih si B/C/other untuk mengontrol screen si A.
  19. Nonverbal Feedback
  20. Allow removed participant to rejoin : partisipan yang telah di hapus bisa join meeting kembali
  21. Allow Participant to rename themselves : partisipan bisa mengubah nama mereka sendiri
  22. Hide Participant profile picture in a meeting : menyembunyikan foto profil zoom partisipan

Selengkapnya lihat tutorial di tiny.cc/panduanzoom-itunusa

D. In Meeting (Advance)

  1. Reports Participants to Zoom : melaporkan partisipan yang mengganggu jalannya meeting
  2. Breakout room : membagi meeting kedalam beberapa sub meeting. fitur ini berguna untuk webinar/workshop jika ingin membagi peserta ke dalam beberapa kelompok untuk melakukan grup diskusi bersama masing2 kelompok.
  3. Remote Support
  4. Closed Captioning
  5. Save Captions
  6. Far End Camera Control
  7. Group HD video : more resolusi need more bandwidth
  8. Virtual Background : membuat latar maya agar latar sekeliling tidak tampak pada kamera/layar
  9. Identify guest participants in the meeting/webinar
  10. Auto-answer group in chat : pesan otomatis
  11. Only Show default email when sending email invites
  12. Use HTML format email for Outlook plugin
  13. Allow users to select stereo audio in their client settings : mempersilahkan pengguna untuk memilih audio pada pengaturan masing-masing
  14. Allow users to select original sound in their client settings : mempersilahkan pengguna untuk memilih suara pada pengaturan masing-masing
  15. Select data center regions for meetings/webinars hosted by your account : memilih pengaturan negara pusat data untuk meeting/webinar yang di operatori oleh akun anda. 
  16. Show a “Join from your browser” link : tampilkan link bergabung dari browser
  17. Allow live streaming meetings : LIVE STREAMING

E. Email Notification

  1. When a cloud recording is available : beritahu host jika merekam di cloud bisa dilakukan
  2. When attendees join meeting before host : beritahu host jika ada partisipan yang sudah meminta untuk bergabung
  3. When a meeting is cancelled : ketika host cancel meeting, ada notifikasi untuk host dan partisipan
  4. When a alternative host is set or removed from a meeting : ketika ada alternatif host yang dibatalkan, akan ada notifikasi
  5. When someone scheduled a meeting for a host
  6. When the cloud recording is going to be permanently deleted from trash

F. Other

  1. Blur snapshot on iOS task switcher
  2. Invitation Email : mengundang attendees melalui email
  3. Schedule Privilege 
  4. Integration Authentication

Selengkapnya lihat tutorial di tiny.cc/panduanzoom-itunusa